Tu hora facturable se te va coordinando citas por WhatsApp, Telegram o Email

El cliente reserva su consulta por un enlace, llega la información del caso antes de la reunión y los recordatorios evitan la tarde bloqueada por un ausencia. Sin ir y venir de mensajes.

El problema

Cuadrar citas por mensaje

Un cliente escribe pidiendo una reunión. Tú propones el martes a las tres, él responde dos horas después que mejor el miércoles, tú ya tienes algo el miércoles, propones el jueves, él tarda en contestar y cuando vuelve ya reservaste ese espacio. Ese baile de mensajes se repite con cada cliente, varias veces al día, y sumado se lleva horas enteras de tu semana. Son horas que no facturas y que además te sacan de la concentración que exige revisar un contrato o cerrar una declaración. Coordinar agenda a mano es el trabajo no pagado que ningún profesional debería seguir haciendo.

Consultas que arrancan en frío

El cliente reservó una hora, pero no sabes si viene por un divorcio, por un problema con un desahucio o por constituir una empresa. Sin esa información previa, los primeros veinte minutos de una consulta que ya empezó a correr se van en preguntas básicas y en pedirle documentos que debió traer y no trajo. Le toca volver otro día con los papeles, tú pierdes la continuidad y el cliente siente que perdió su tiempo y su dinero. Cuando la reunión arranca en frío, la hora facturable rinde la mitad y la impresión que dejas es de desorganización, justo lo contrario de lo que un cliente espera de su asesor.

Ausencias que matan la tarde

Reservaste dos horas para una consulta importante y organizaste el resto del día alrededor de esa reunión. El cliente no llega, no avisa, no contesta. Esas dos horas quedan muertas: no puedes atender a nadie más porque ya nadie sabía que estabas libre, y el trabajo que dejaste a un lado tampoco lo retomas a tiempo. A diferencia de un negocio con fila en la puerta, un consultorio profesional vive de bloques de tiempo reservados, y cada bloque que se cae sin aviso es ingreso perdido que no vuelve. Sin un recordatorio que confirme antes, cada olvido del cliente lo pagas tú con tu agenda vacía.

Cómo lo implementas

En este ejemplo, Peralta & Asociados es un bufete boutique en Naco, Santo Domingo. El licenciado Peralta y su asistente, Massiel, atienden derecho comercial y de familia. Quieren que el cliente reserve por enlace, que la información del caso llegue antes de la reunión y que los recordatorios ayuden a reducir ausencias. Configuran Agenda360 en unos 10 minutos, guiado paso a paso. El ejemplo usa el plan Pro para mostrar los avisos de 24 h y 2 h.

Crea los tipos de consulta con duración y tarifa en RD$

Peralta define sus servicios: consulta inicial 45 min RD$3,000, revisión de contrato 60 min RD$5,000, reunión de seguimiento 30 min RD$2,000 y constitución de empresa 90 min RD$8,000. Cada tipo lleva su duración, así el sistema bloquea ese tiempo y no encima una reunión de 90 minutos con la siguiente.

Registra al equipo y quién atiende qué

Da de alta a él mismo y a la asistente, Massiel, que maneja las reuniones de seguimiento y la recepción de documentos. Las consultas de fondo solo ofrecen los horarios libres de Peralta; así el cliente nunca reserva con quien no corresponde y la agenda de cada uno queda separada.

Activa avisos por WhatsApp, Telegram y Email

Activa las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp, Telegram y Email, con el nombre del bufete en el texto. Los de WhatsApp salen actualmente desde el número de Agenda360; no necesita conectar un número propio. El cliente que antes mandaba tres mensajes para cuadrar ahora abre el enlace, escoge un horario disponible de verdad y recibe la confirmación al instante, sin que Massiel tenga que responder cada propuesta a mano.

Agrega preguntas de admisión sobre el caso

Añade al formulario: ¿qué tipo de asunto te trae (comercial, familia, laboral, otro)? Describe brevemente tu situación. ¿Ya tienes documentos relacionados? Las respuestas le llegan a Peralta antes de la cita, así estudia el caso por adelantado y no gasta la hora facturable en preguntas básicas.

Sincroniza el Google Calendar de cada quien

Peralta conecta su Google Calendar y Massiel el suyo. Cuando Peralta bloquea una audiencia en tribunal desde su calendario personal, ese horario desaparece del enlace de reservas automáticamente. Así nunca aparece disponible una hora en que en realidad está en corte.

Programa los avisos por WhatsApp, Telegram y Email según el plan

Programa los avisos por WhatsApp, Telegram o Email según el canal del cliente y tu plan: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h. Puedes incluir la ubicación y recordar los documentos de la ficha previa para ayudar al cliente a llegar preparado.

7:00 AM. Peralta abre el celular con el café y revisa la agenda del día: dos consultas iniciales y una revisión de contrato, todas reservadas por el enlace durante la semana. En la ficha previa de la primera lee que es un caso de desahucio comercial, así que repasa mentalmente la ley aplicable antes de salir. 8:15 AM. Llega un recordatorio de que el cliente de las 10:00 confirmó su cita con un toque. 9:00 AM. Massiel abre su calendario y ve que a las 11:30 tiene una reunión de seguimiento; no tuvo que agendarla nadie a mano. 10:00 AM. Entra la consulta inicial; como Peralta ya leyó la ficha previa y el cliente trajo los documentos que el recordatorio le pidió, la hora rinde completa. 11:00 AM. Un cliente escribe queriendo mover su cita del viernes; Massiel le pasa el enlace y él reprograma solo, sin ocupar la mañana en negociar horarios. 12:30 PM. Peralta bloquea desde su Google Calendar una audiencia del jueves en la tarde; ese espacio desaparece del enlace al instante. 2:00 PM. La revisión de contrato de la tarde arranca puntual; el cliente confirmó anoche desde el aviso. 4:00 PM. Sale el recordatorio de 24 horas a las citas de mañana; uno reprograma y libera un bloque que Peralta usa para adelantar un escrito. 6:00 PM. Cierra el día habiendo facturado sus horas completas, sin haber gastado ni una en cuadrar reuniones por mensaje. 8:00 PM. Entra por el enlace una consulta nueva para la próxima semana; queda confirmada mientras él cena.

Beneficios

Recuperas tus horas facturables

El cliente escoge un horario que de verdad está libre y confirma solo, así se acaba el ir y venir de propuestas por WhatsApp, Telegram o Email. Cada minuto que antes gastabas cuadrando reuniones es un minuto que vuelve a tu trabajo facturable o a tu concentración. La agenda deja de ser una tarea y pasa a ser un enlace.

Llegas a cada consulta ya estudiado

Las preguntas de admisión sobre el tipo de asunto y la situación del cliente te llegan antes de la reunión. Estudias el caso por adelantado, pides los documentos con tiempo y no gastas los primeros veinte minutos de una hora pagada en preguntas básicas. El cliente percibe orden y tú aprovechas cada minuto que factura.

Cada recordatorio protege tu tarde

Los avisos por WhatsApp, Telegram o Email ayudan al cliente a confirmar o reprogramar antes de la consulta: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h. Cada mensaje puede ahorrarle una llamada de confirmación a tu asistente y ayudarte a reducir ausencias.

Tu agenda respeta el tribunal

Con el Google Calendar de cada profesional sincronizado, cuando bloqueas una audiencia o una diligencia, ese horario deja de aparecer disponible en el enlace al instante. Nunca un cliente reserva una hora en la que en realidad estabas en corte, y no tienes que llevar dos agendas en paralelo.

Discreción desde el primer contacto

El cliente reserva por un enlace privado y su información de admisión queda guardada para que solo la vea el profesional que lo atiende, no en un grupo de chat ni en un cuaderno abierto. Proyectas la seriedad y la confidencialidad que un cliente espera de su abogado o contador desde antes de la primera reunión.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar distinto según el tipo de consulta?

Sí. Cada tipo de consulta se configura con su propia duración y su tarifa en pesos, así que una consulta inicial de 45 minutos y una constitución de empresa de 90 minutos aparecen con precios y tiempos distintos. El cliente ve claro qué reserva y por cuánto, y el sistema bloquea el tiempo exacto de cada tipo para que no se encimen.

¿Cómo se maneja la confidencialidad de la información del cliente?

El cliente reserva por un enlace privado y las respuestas del formulario de admisión quedan asociadas a su cita, visibles solo para el profesional que lo atiende dentro de tu cuenta. No circulan en un grupo de chat ni en un cuaderno de recepción. Así proteges la información sensible del caso desde el primer contacto, como corresponde a un bufete o una firma contable.

¿Puedo pedir información del caso antes de la reunión?

Sí, es una de las razones principales para usarlo. Agregas preguntas de admisión al formulario de reserva —tipo de asunto, descripción de la situación, si ya tiene documentos— y las respuestas te llegan antes de la cita. Llegas a la consulta ya estudiado y le pides al cliente con tiempo los papeles que debe traer, sin gastar la hora facturable en preguntas básicas.

¿Qué pasa si tengo una audiencia o un compromiso fuera de la oficina?

Conectas tu Google Calendar y cada vez que bloqueas una audiencia, una diligencia o cualquier compromiso ahí, ese horario desaparece del enlace de reservas automáticamente. El cliente nunca ve disponible una hora en que en realidad estás en tribunal, y no tienes que mantener dos agendas separadas ni recordar bloquear a mano.

¿Cuánto cuesta y cómo se paga?

Hay un plan gratis para empezar con tu agenda, tus tipos de consulta y los recordatorios por WhatsApp, Telegram o Email. Los planes de pago se cobran en dólares mediante una pasarela de pago segura y suman funciones como más profesionales en el equipo, reportes o varias oficinas si tienes más de una sede. Puedes montar el consultorio sin tarjeta y subir de plan cuando la firma lo necesite.