Reservas de concierge, spa y excursiones por WhatsApp, Telegram o correo: sin dobles reservas ni solicitudes perdidas

Tus huéspedes escriben al front desk por WhatsApp a toda hora, y entre cambios de turno las solicitudes se pierden o se duplican. Agenda360 pone tus actividades a reservar solas, 24/7.

El problema

Las solicitudes de los huéspedes se pierden en el cambio de turno

En un hotel de Bávaro, el huésped escribe al WhatsApp del front desk a las 9:00 de la noche pidiendo una excursión a Isla Saona para pasado mañana. El concierge del turno lo anota en una libreta, pero a las 11:00 sale y entra el compañero del turno nocturno, que no sabe nada de esa conversación. El huésped vuelve a escribir en la mañana, otra persona le contesta desde cero y la solicitud original quedó enterrada en un chat que nadie volvió a mirar. El resultado: un cliente que se siente ignorado en pleno viaje y una venta de excursión que se enfrió.

Dobles reservas de spa y actividades cuando varios coordinan a mano

El spa del hotel tiene una sola cabina de tratamientos de pareja. El concierge de la mañana promete a una familia el masaje de las 4:00 de la tarde, pero no lo anotó en el calendario compartido; el del turno de la tarde promete la misma cabina a otro huésped a la misma hora. A las 4:00 llegan dos parejas para el mismo espacio y alguien tiene que quedar mal. En un hotel donde la reseña de TripAdvisor lo es todo, ese choque de horarios se convierte en una queja pública que espanta futuras reservas.

El front desk no responde de noche, cuando el huésped decide sus planes

El turista en Samaná o Puerto Plata organiza su día siguiente por la noche, desde la habitación, con el celular en la mano. Quiere reservar el tour de avistamiento de ballenas o la clase de kitesurf en Cabarete para temprano. Pero si el concierge ya se fue y nadie contesta el WhatsApp hasta la mañana, el huésped busca el tour por su cuenta con un operador externo, y el hotel pierde esa comisión y ese punto de contacto. Cada hora sin respuesta de noche es una actividad que se reservó en otro lado.

Cómo lo implementas

Hotel Boutique Palma Serena, en la playa de El Cortecito en Bávaro, tiene 24 habitaciones y ofrece a sus huéspedes excursiones, servicios de spa y transporte al aeropuerto. Todo lo coordinaban por el WhatsApp del front desk con tres personas en turnos rotativos, y entre traspasos se les caían solicitudes y se duplicaban reservas de spa cada semana. Una tarde tranquila, el gerente de operaciones configuró Agenda360 completo en unos cinco minutos y dejó las actividades listas para reservarse por link.

Cargó las actividades y servicios con duración y precio

Creó cada experiencia como un servicio: Excursión Isla Saona (día completo, US$85), Masaje relajante 60 min (RD$3,500), Tratamiento de pareja en cabina (90 min, RD$8,000) y Transporte al aeropuerto de Punta Cana (1 hora, US$40). Con la duración exacta, Agenda360 bloquea el tiempo justo de quien atiende y evita que dos servicios choquen en su franja.

Registró al equipo y la cabina como calendarios propios

Agregó a Robinson y a Yaneiris, los concierges de los distintos turnos, y a la masajista Anny, cada uno con su propio calendario. Para que la cabina de pareja no se prometiera dos veces, la registró como un miembro más del equipo con su propia agenda: así el tratamiento de pareja toma esa cabina como quien reserva a una persona, y su hora deja de estar disponible para nadie más.

Conectó el WhatsApp del front desk

Vinculó el número oficial del hotel para que las confirmaciones y recordatorios salgan siempre de ahí, sin importar quién esté de turno. Cuando un huésped reserva una excursión, recibe al instante la confirmación con hora, punto de encuentro y precio, y el traspaso entre turnos deja de romper la comunicación.

Configuró las preguntas de admisión para cada reserva

Añadió preguntas útiles al reservar: número de habitación, cantidad de personas, idioma preferido (español, inglés o francés) y cualquier necesidad especial o alergia. Ahora el concierge sabe de antemano si el grupo es de cuatro o de dos, en qué idioma atender y qué preparar, antes de que el huésped baje al lobby.

Eligió recordatorios dobles para excursiones y spa

Dejó activo el recordatorio doble: uno la noche anterior, con el punto y hora de encuentro, y otro un par de horas antes de la actividad. Para excursiones que salen temprano de Bávaro, ese aviso nocturno evita que un huésped se quede dormido y pierda la guagua, y si avisa que no irá, su hora se libera y vuelve a quedar disponible en el link.

Sincronizó Google Calendar de cada concierge

Conectó el Google Calendar de Robinson y Yaneiris para que sus días libres y compromisos externos bloqueen automáticamente esas franjas en el link. Cuando un concierge tiene día de descanso, sus horas desaparecen de las opciones sin que nadie tenga que avisarlo manualmente al resto del equipo.

Compartió el link con los huéspedes al hacer check-in

Puso un código QR con el link en la tarjeta de bienvenida y en la habitación. Desde el primer día, los huéspedes empezaron a reservar excursiones y spa de noche, desde la cama, sin esperar a que alguien contestara el WhatsApp. Las reservas entraban solas mientras el front desk dormía.

7:00 AM. El concierge del turno de mañana abre Agenda360 y ve las salidas del día: dos parejas para la Excursión Isla Saona a las 7:30, con número de habitación, idioma e integrantes. El recordatorio nocturno ya salió y ambas confirmaron. 7:30 AM. Las parejas bajan al lobby a tiempo porque el aviso de anoche traía el punto de encuentro exacto. 9:00 AM. Un huésped francés reserva desde la habitación un transporte al aeropuerto para mañana; el intake marcó el idioma y Yaneiris sabe atenderlo en francés. 11:00 AM. Anny atiende un masaje de 60 minutos sin choques; la cabina de pareja, que tiene su propia agenda, aparece libre a esa hora. 1:00 PM. Cambio de turno: Yaneiris entra y ve en la pantalla todo lo reservado, sin preguntar nada a Robinson. Ninguna solicitud queda atrapada en un chat que ella no vio. 3:00 PM. Sale el recordatorio de las excursiones de mañana y un huésped que ya no irá lo cancela desde el link; esa hora se libera y vuelve a aparecer disponible para quien la quiera reservar. 5:00 PM. Llega el pico de reservas de la tarde y el link las agenda solo, sin saturar el WhatsApp del front desk. 7:00 PM. El tratamiento de pareja de las 7:00 fluye porque la cabina, reservada como un calendario más, tenía esa hora tomada solo para esa pareja. 8:00 PM. Con el front desk en calma, un huésped reserva una actividad para pasado mañana desde su habitación. Nadie contestó un mensaje, pero la agenda del hotel siguió recibiendo reservas.

Beneficios

Ninguna solicitud se pierde en el cambio de turno

Como toda reserva vive en una sola agenda compartida, el concierge que entra ve exactamente lo que dejó el que salió, sin depender de libretas ni de leer chats viejos. El traspaso deja de ser el momento donde se caen las solicitudes de tus huéspedes.

Adiós a las dobles reservas de spa y actividades

Cada concierge y cada masajista tiene su propio calendario, y hasta la cabina de pareja se registra como un calendario más. Como su hora se ocupa al reservarse, nadie puede prometer la misma cabina dos veces, y evitas la escena de dos huéspedes reclamando el mismo espacio en el lobby.

Capturas reservas de noche, cuando el huésped planifica

El turista organiza su día siguiente desde la habitación, tarde en la noche. Con el link abierto 24/7, esa reserva de excursión o spa entra al hotel en lugar de irse a un operador externo. Cada actividad reservada de madrugada es una comisión que no se te escapa.

El equipo atiende preparado y en el idioma correcto

El intake trae número de habitación, cantidad de personas e idioma antes de que el huésped baje. Tu concierge llega listo, en español, inglés o francés según toque, y proyecta el servicio pulido que un huésped de Punta Cana, Samaná o Puerto Plata espera de un hotel boutique.

Listo en unos cinco minutos, con plan gratis para arrancar

Cargas actividades, equipo y tu WhatsApp, y en unos cinco minutos las reservas empiezan a entrar por el link. Puedes comenzar con el plan gratis y, si manejas varias propiedades, subir a un plan superior con soporte multi-sucursal cuando lo necesites.

Preguntas frecuentes

¿En qué moneda se paga Agenda360 y hay plan gratis?

Agenda360 se cobra por suscripción mensual mediante Stripe, en dólares estadounidenses (USD). Hay un plan gratis para arrancar sin tarjeta y planes de pago con más funciones. Si operas varias propiedades o varios puntos de servicio, los planes superiores incluyen soporte multi-sucursal para manejarlas desde una sola cuenta.

¿Puedo manejar varios concierges y turnos en una sola agenda?

Sí. Cada concierge y cada miembro del spa tiene su propio calendario dentro de la misma agenda. Al cambiar de turno, la persona que entra ve todo lo reservado sin necesitar libretas ni leer conversaciones anteriores. Así ninguna solicitud se pierde en el traspaso y nadie duplica una reserva por descoordinación.

¿Los huéspedes pueden reservar en inglés o francés?

El huésped reserva desde tu link seleccionando servicio y hora, y en las preguntas de admisión puedes pedirle su idioma preferido. Aunque la interfaz está en español, el proceso de elegir y confirmar es visual y sencillo, y saber el idioma de antemano permite a tu concierge atenderlo en inglés, francés o español según corresponda.

¿Qué pasa si un huésped cancela una excursión a último momento?

Cuando el huésped cancela o reprograma desde el link, esa hora se libera y vuelve a quedar disponible para que otro la reserve. El recordatorio doble —uno la noche antes y otro pocas horas antes— reduce las ausencias. No hay lista de espera automática: la hora liberada simplemente reaparece en el link y el próximo huésped que entre puede tomarla.

¿Las confirmaciones salen del WhatsApp del hotel o de un celular personal?

Conectas el número oficial del front desk y todas las confirmaciones y recordatorios salen de ahí por WhatsApp, sin importar quién esté de turno. Y si el huésped prefiere Telegram o correo, los mismos avisos le llegan por ese canal. Esto centraliza la comunicación con el huésped en canales profesionales y evita que las reservas queden atrapadas en el celular personal de un empleado que hoy trabaja y mañana descansa.