Reservas de concierge, spa y excursiones por WhatsApp, Telegram o Email: organiza las solicitudes de tus huéspedes

Tus huéspedes escriben a recepción por WhatsApp, Telegram o Email a toda hora, y entre cambios de turno las solicitudes se pierden o se duplican. Con Agenda360 reservan tus servicios por un enlace, 24/7.

El problema

Solicitudes perdidas entre turnos

En un hotel de Bávaro, el huésped escribe a recepción por WhatsApp, Telegram o Email a las 9:00 de la noche pidiendo una excursión a Isla Saona para pasado mañana. El concierge del turno lo anota en una libreta, pero a las 11:00 sale y entra el compañero del turno nocturno, que no sabe nada de esa conversación. El huésped vuelve a escribir en la mañana, otra persona le contesta desde cero y la solicitud original quedó enterrada en un chat que nadie volvió a mirar. El resultado: un cliente que se siente ignorado en pleno viaje y una venta de excursión que se enfrió.

Dobles reservas de spa

El spa del hotel tiene una sola cabina de tratamientos de pareja. El concierge de la mañana promete a una familia el masaje de las 4:00 de la tarde, pero no lo anotó en el calendario compartido; el del turno de la tarde promete la misma cabina a otro huésped a la misma hora. A las 4:00 llegan dos parejas para el mismo espacio y alguien tiene que quedar mal. En un hotel donde la reseña de TripAdvisor lo es todo, ese choque de horarios se convierte en una queja pública que espanta futuras reservas.

Nadie contesta de noche

El turista en Samaná o Puerto Plata organiza su día siguiente por la noche, desde la habitación, con el celular en la mano. Quiere reservar el tour de avistamiento de ballenas o la clase de kitesurf en Cabarete para temprano. Pero si el concierge ya se fue y nadie contesta los mensajes por WhatsApp, Telegram o Email hasta la mañana, el huésped busca el tour por su cuenta con un operador externo, y el hotel pierde esa comisión y ese punto de contacto. Cada hora sin respuesta de noche es una actividad que se reservó en otro lado.

Cómo lo implementas

En este ejemplo, Hotel Boutique Palma Serena, en El Cortecito, Bávaro, tiene 24 habitaciones y ofrece servicios de spa, coordinación de excursiones y transporte al aeropuerto. Tres personas en turnos rotativos coordinaban las solicitudes por mensajes. El gerente configura Agenda360 en unos 10 minutos, guiado paso a paso. El ejemplo usa el plan Pro para mostrar los avisos de 24 h y 2 h. Recepción controla por separado las plazas de excursiones y las cabinas.

Cargó las actividades y servicios con duración y precio

Creó cada experiencia como un servicio: Excursión Isla Saona (día completo, US$85), Masaje relajante 60 min (RD$3,500), Tratamiento de pareja en cabina (90 min, RD$8,000) y Transporte al aeropuerto de Punta Cana (1 hora, US$40). Con la duración exacta, Agenda360 bloquea el tiempo justo de quien atiende y evita que dos servicios choquen en su franja.

Registró al equipo y coordinó las cabinas por separado

Agregó a Robinson y a Yaneiris, los concierges de los distintos turnos, y a la masajista Anny, cada uno con su propio calendario. Recepción revisa y coordina las cabinas por separado: una cita ocupa un calendario y no bloquea a la vez a la masajista y la cabina.

Activó avisos por WhatsApp, Telegram y Email

Activó las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp, Telegram y Email, con el nombre del hotel en el texto. Los de WhatsApp salen actualmente desde el número de Agenda360, sin importar quién esté de turno; no necesita conectar un número propio. Cuando un huésped reserva una excursión, recibe al instante la confirmación con hora, punto de encuentro y precio, y el traspaso entre turnos deja de romper la comunicación.

Configuró las preguntas de admisión para cada reserva

Añadió preguntas útiles al reservar: número de habitación, cantidad de personas, idioma preferido (español, inglés o francés) y cualquier necesidad especial o alergia. Ahora el concierge sabe de antemano si el grupo es de cuatro o de dos, en qué idioma atender y qué preparar, antes de que el huésped baje a recepción.

Eligió los recordatorios según el plan para excursiones y spa

Eligió los avisos según el plan: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h. Los mensajes pueden incluir el punto y la hora de encuentro. Si el huésped cancela desde el enlace, su hora se libera y vuelve a quedar disponible para otra reserva.

Sincronizó Google Calendar de cada concierge

Conectó el Google Calendar de Robinson y Yaneiris para que sus días libres y compromisos externos bloqueen automáticamente esas franjas en el enlace. Cuando un concierge tiene día de descanso, sus horas desaparecen de las opciones sin que nadie tenga que avisarlo manualmente al resto del equipo.

Compartió el enlace con los huéspedes al hacer registro de llegada

Puso un código QR con el enlace en la tarjeta de bienvenida y en la habitación. Desde el primer día, los huéspedes empezaron a reservar excursiones y spa de noche, desde la cama, sin esperar a que alguien contestara por WhatsApp, Telegram o Email. Las reservas entraban solas mientras la recepción dormía.

7:00 AM. El concierge revisa los servicios del día y las solicitudes de excursión con habitación e idioma. Los avisos de 24 h salieron a la hora correspondiente. 7:30 AM. Recepción revisa por separado las plazas del tour y acompaña a los huéspedes al punto de encuentro. 9:00 AM. Un huésped reserva un traslado para mañana desde su habitación. 11:00 AM. Anny atiende un masaje; recepción había coordinado la cabina por separado. 1:00 PM. Yaneiris entra de turno y revisa lo reservado en el panel. 3:00 PM. Un huésped cancela desde el enlace y libera su horario; el sistema ofrece el espacio a la lista de espera según el canal disponible y los consentimientos. El primero que lo reserve se lo queda. 5:00 PM. Los huéspedes siguen reservando por enlace sin negociar cada hora con recepción. 7:00 PM. Anny revisa su siguiente cita y recepción confirma la cabina; no hay bloqueo conjunto automático. 8:00 PM. Un huésped reserva un servicio para pasado mañana mientras el equipo atiende otras solicitudes.

Beneficios

Llegadas a servicios con QR, sin fricción en recepción

Con el registro de llegada con QR (planes Pro y Business), cada reserva de spa, tour o experiencia llega con su código QR y un enlace de llegada. El huésped toca el enlace desde su celular o muestra el QR y el equipo lo escanea con la cámara del teléfono — sin filas en el mostrador ni listas impresas por turno. Quien coordina el servicio ve en tiempo real quién ya está presente, y la reserva que nunca se presentó queda registrada como ausencia automáticamente.

Nada se pierde entre turnos

Como toda reserva vive en una sola agenda compartida, el concierge que entra ve exactamente lo que dejó el que salió, sin depender de libretas ni de leer chats viejos. El traspaso deja de ser el momento donde se caen las solicitudes de tus huéspedes.

Horarios organizados por persona

Cada concierge y cada masajista tiene su propio calendario y las reservas ocupan la duración del servicio. Recepción coordina el uso de las cabinas por separado, porque Agenda360 no comprueba ni bloquea persona y cabina juntas en una sola reserva.

Reservas mientras el hotel duerme

El turista organiza su día siguiente desde la habitación, tarde en la noche. Con el enlace abierto 24/7, esa reserva de excursión o spa entra al hotel en lugar de irse a un operador externo. Cada actividad reservada de madrugada es una comisión que no se te escapa.

Equipo preparado y en el idioma correcto

Los datos de la reserva traen número de habitación, cantidad de personas e idioma antes de que el huésped baje. Tu concierge llega listo, en español, inglés o francés según toque, y proyecta el servicio pulido que un huésped de Punta Cana, Samaná o Puerto Plata espera de un hotel boutique.

Configuración guiada en unos 10 minutos

Configuras actividades, equipo y avisos por WhatsApp, Telegram y Email en unos 10 minutos, guiado paso a paso. Puedes comenzar con el plan gratis y, si manejas varias propiedades, subir a un plan superior con soporte multi-sucursal cuando lo necesites.

Preguntas frecuentes

¿Puedo manejar varios concierges y turnos en una sola agenda?

Sí. Cada concierge y cada miembro del spa tiene su propio calendario dentro de la misma agenda. Al cambiar de turno, la persona que entra ve todo lo reservado sin necesitar libretas ni leer conversaciones anteriores. Así ninguna solicitud se pierde en el traspaso y nadie duplica una reserva por descoordinación.

¿Los huéspedes pueden reservar en inglés o francés?

El huésped reserva desde tu enlace seleccionando servicio y hora, y en las preguntas de admisión puedes pedirle su idioma preferido. Aunque la interfaz está en español, el proceso de elegir y confirmar es visual y sencillo, y saber el idioma de antemano permite a tu concierge atenderlo en inglés, francés o español según corresponda.

¿Qué pasa si un huésped cancela una excursión a último momento?

Cuando un huésped cancela, el sistema ofrece automáticamente ese espacio a clientes en lista de espera por WhatsApp, Telegram o Email, según el canal disponible y sus permisos. Para WhatsApp se requiere consentimiento promocional y para esa entrada en la lista; Telegram requiere que el cliente haya iniciado el bot. Es una oferta, no una reserva automática: el primer cliente que lo reserve se lo queda. Los recordatorios ayudan a reducir olvidos según el plan: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h.

¿Cómo salen las confirmaciones por WhatsApp, Telegram y Email?

Las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp, Telegram y Email incluyen el nombre de tu hotel en el texto. Los de WhatsApp salen actualmente desde el número de Agenda360, sin importar quién esté de turno; no necesitas conectar el número de recepción. Si el huésped prefiere Telegram o Email, los mismos avisos le llegan por ese canal. Las reservas quedan en Agenda360 y no en el celular personal de un empleado que hoy trabaja y mañana descansa.

¿En qué moneda se paga Agenda360 y hay plan gratis?

Agenda360 se cobra por suscripción mensual mediante una pasarela de pago segura, en dólares estadounidenses (USD). Hay un plan gratis para arrancar sin tarjeta y planes de pago con más funciones. Si operas varias propiedades o varios puntos de servicio, los planes superiores incluyen soporte multi-sucursal para manejarlas desde una sola cuenta.