Organiza tus sesiones sin cuadrar horarios por WhatsApp, Telegram o Email

Cada entrenador con su propio calendario para sesiones individuales, reservas por enlace y recordatorios por WhatsApp, Telegram o Email. Las inscripciones y los cupos de clases grupales los controla tu equipo por separado.

El problema

El grupo de chat como agenda

La clase de spinning tiene doce bicicletas y quince personas escribiendo en el grupo 'yo voy', 'apúntame', 'quito el mío'. Alguien reserva y otro no vio el mensaje y reserva encima. Tú, o el instructor, te pasas la mañana contando mensajes hacia atrás para saber cuántos entran de verdad, y aun así te equivocas. Llega la hora y aparecen catorce personas para doce bicicletas, o al revés, media clase vacía porque tres dijeron que iban y nunca confirmaron. El grupo que servía para avisar se convirtió en un desorden donde nadie sabe quién viene, y tú terminas mediando peleas por una bicicleta.

Llena en el chat, vacía en el piso

La clase de las seis de la tarde se anotó rápido en el grupo, pero llegan solo ocho. Varias personas que dijeron que venían no aparecieron ni avisaron, y el instructor prepara un salón que queda a medias. Es lo peor de los dos mundos: la clase se ve pedida en el chat pero vacía en el piso, y el que de verdad quería entrenar quizá no se anotó pensando que ya estaba llena. Sin un recordatorio que confirme la noche antes, nunca sabes de antemano quién va a llegar de verdad, y el instructor termina montando una clase para la mitad de la gente que esperaba.

Sesiones personales cuadradas a mano

Un entrenador personal vive de vender bloques de una hora, uno tras otro. Pero cuando el socio quiere reservar su sesión, empieza el ir y venir por mensaje: '¿puedes el lunes a las siete?', 'no, a esa hora tengo a otro', '¿y a las ocho?'. El entrenador, que debería estar en el piso trabajando, se pasa el rato con el celular cuadrando horarios y a veces agenda dos personas a la misma hora por descuido. Un horario mal cuadrado es una hora que no cobra o un cliente molesto que llegó y encontró a su entrenador ocupado. Sin una agenda que muestre las horas que de verdad tiene libres, cada sesión se vuelve una negociación.

Cómo lo implementas

En este ejemplo, Studio Fit RD es un estudio boutique en Los Prados, Santo Domingo. Ámbar ofrece clases grupales y sesiones individuales con dos entrenadores. Usa Agenda360 para organizar las sesiones personales por enlace y enviar recordatorios; las listas y los cupos de clases grupales los lleva su equipo por separado. Configura la agenda en unos 10 minutos, guiado paso a paso.

Crea los servicios de entrenamiento individual

Ámbar crea sesiones individuales con su duración, precio y entrenador. Cada calendario acepta una cita por horario. Agenda360 no gestiona varias reservas para una misma clase ni un cupo grupal; las inscripciones de spinning, funcional y yoga se coordinan por separado.

Registra a los entrenadores y sus sesiones por hora

Da de alta a Kelvin y a Frándely como entrenadores personales, con sesiones de 60 min RD$1,200 y de 45 min RD$900. Cada uno tiene su propio calendario y sus horas, así el socio reserva directo en un horario que de verdad está libre y se acaba el ir y venir de '¿puedes el lunes a las siete?'. Cada calendario solo acepta una sesión a la vez.

Activa avisos por WhatsApp, Telegram y Email

Activa las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp, Telegram o Email según el canal del socio. Los avisos incluyen el nombre del estudio en el texto; los de WhatsApp salen actualmente desde el número de Agenda360, sin conectar un número propio. El socio abre el enlace para reservar su sesión individual en un horario disponible. Las clases grupales mantienen su lista de inscripción fuera de este flujo.

Sincroniza el Google Calendar de cada entrenador

Kelvin y Frándely conectan su Google Calendar. Cuando uno bloquea un compromiso personal en su calendario, ese horario desaparece de sus horarios disponibles. Así nunca un socio reserva una hora en que el entrenador no puede, y cada entrenador lleva una sola agenda en vez de dos.

Agrega preguntas de admisión para socios nuevos

Ámbar añade al formulario: ¿es tu primera sesión con nosotros? ¿tienes alguna lesión o condición que debamos saber? ¿cuál es tu objetivo (bajar de peso, tonificar, resistencia)? El entrenador lee las respuestas antes de la sesión y adapta la intensidad, sobre todo para quien llega por primera vez.

Programa los avisos por WhatsApp, Telegram y Email según el plan

Programa los avisos por WhatsApp, Telegram o Email según el canal del socio y el plan: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h. El socio puede confirmar o cancelar. Si cancela una sesión individual, ese horario vuelve al enlace para que otro lo reserve.

7:00 AM. Ámbar revisa las sesiones individuales reservadas por el enlace durante la noche. 8:00 AM. Una socia llega a su sesión; el entrenador leyó en la ficha previa que tiene una lesión de rodilla y prepara opciones de bajo impacto. 9:30 AM. Kelvin abre su calendario y ve sus sesiones personales en horarios disponibles. 11:00 AM. Un socio necesita cambiar su sesión con Frándely; abre el enlace y reprograma. 1:00 PM. Frándely bloquea en Google Calendar una cita médica de mañana; ese horario deja de ofrecerse. 4:00 PM. En este ejemplo con plan Pro sale el aviso de 2 h para una sesión de las 6:00 PM; el socio cancela y libera el horario. 4:20 PM. Otro socio reserva la sesión disponible. 6:00 PM. El entrenador atiende al socio que reservó; Ámbar revisa por separado la lista de la clase de spinning. 8:00 PM. Cierra el estudio con las sesiones de mañana en la agenda y las clases grupales coordinadas por su equipo.

Beneficios

Registro de llegada con QR para tu sesión

Con el registro de llegada con QR (planes Pro y Business), cada reserva individual llega con su código QR y un enlace de llegada. El socio toca el enlace desde su celular al entrar o muestra el QR para que el personal lo escanee. El entrenador ve el registro de llegada de sus citas en el panel. Esto no es un control de asistencia o cupos para clases grupales.

Las reservas salen del grupo de chat

Cada entrenador tiene su calendario y el socio reserva una sesión individual por enlace en un horario disponible. Las listas y los cupos de clases grupales se llevan por separado: no hay varias reservas para un mismo horario de clase ni un cierre automático por capacidad grupal.

La sesión cancelada vuelve a estar disponible

Cuando un socio cancela su sesión individual, ese horario vuelve a quedar disponible en el enlace para que otro lo reserve. Esto puede ayudarte a reducir huecos, pero no garantiza una nueva reserva ni gestiona plazas de una clase grupal.

Entrenadores sin ir y venir de mensajes

Cada entrenador muestra las horas que de verdad tiene libres y el socio reserva directo en un horario disponible. Como cada calendario solo acepta una sesión a la vez, se acaba el ir y venir de '¿puedes el lunes a las siete?' y la doble reserva por descuido. El entrenador vuelve al piso a trabajar en vez de pasar el rato con el celular cuadrando su agenda.

Confirmaciones en piloto automático

Los avisos por WhatsApp, Telegram o Email ayudan al socio a confirmar o cancelar su sesión: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h. El socio responde; el sistema no confirma por él. Si cancela, otro puede reservar el horario por el enlace.

Configuración guiada en unos 10 minutos

Configuras tus sesiones individuales, entrenadores y avisos por WhatsApp, Telegram y Email en unos 10 minutos, guiado paso a paso. Puedes empezar con el plan gratis, sin comprar equipos ni instalar programas, y subir de plan cuando lo necesites. Las clases grupales se coordinan por separado.

Preguntas frecuentes

¿Cómo manejo el cupo de una clase con Agenda360?

Agenda360 organiza sesiones individuales: cada calendario acepta una cita por horario. No gestiona varias personas reservando una misma clase ni límites de cupo grupal. Tu equipo debe llevar la lista de clases y controlar sus plazas por separado.

¿Qué pasa cuando un socio cancela su sesión?

Los recordatorios por WhatsApp, Telegram o Email le permiten confirmar o cancelar: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h. Si cancela una sesión individual, ese horario vuelve al enlace para que otro socio lo reserve. No se reasigna automáticamente ni se controla el cupo de una clase.

¿Sirve para entrenamiento personal?

Sí. Cada entrenador se registra con sus sesiones por hora y su propio calendario. El socio reserva directo en un horario que de verdad está libre, con la duración y el precio que definas, sin el ir y venir de mensajes para cuadrar. Como cada calendario solo acepta una sesión a la vez, no se doble-reserva. Y si el entrenador conecta su Google Calendar, sus compromisos personales bloquean esas horas.

¿Puedo saber si es la primera vez que viene un socio o si tiene una lesión?

Sí. Agregas preguntas de admisión al formulario de reserva, como si es su primera sesión, si tiene alguna lesión o cuál es su objetivo. El entrenador lee las respuestas antes de la sesión y ajusta la intensidad o da opciones de bajo impacto, sobre todo para el socio nuevo.

¿Cuánto cuesta y cómo se paga?

Hay un plan gratis para empezar con tus sesiones individuales, tus entrenadores y los recordatorios por WhatsApp, Telegram o Email. Los planes de pago se cobran en dólares a través de una pasarela de pago segura y desbloquean funciones como más personal, reportes o varias sucursales si tienes más de un local. Puedes montar el estudio sin tarjeta y subir de plan cuando lo necesites.