Tu spa pierde reservas cada noche que nadie contesta el DM

Cada terapeuta con su calendario y recordatorios por WhatsApp, Telegram o Email que ayudan a reducir ausencias. Tu equipo coordina las cabinas: la reserva no bloquea terapeuta y cabina juntos.

El problema

Doble reserva

En un spa una reserva no ocupa una silla, ocupa a alguien y un espacio. Un masaje de piedras calientes necesita la cabina 2 libre y a Yokaira, que es la que lo hace bien. Cuando llevas la agenda en un cuaderno o en un grupo de chat, terminas agendando dos limpiezas faciales a la misma hora con una sola terapeuta, o mandas a una clienta a una cabina que sigue ocupada con un envoltorio corporal. La clienta espera en recepción, el ambiente relajado se rompe y tú quedas pidiendo disculpas por algo que era pura falta de orden en la agenda.

El DM de medianoche

La clienta decide a las once de la noche que quiere un masaje el sábado y escribe por el DM de Instagram. Del otro lado nadie contesta hasta el otro día en la mañana, y para entonces ya reservó en otro spa que le respondió más rápido o simplemente se le pasaron las ganas. El deseo de reservar dura poco y casi siempre llega fuera del horario en que hay alguien pendiente del teléfono. Cada DM que se queda sin respuesta una noche es una clienta que tenías al alcance y que se te fue por no tener dónde reservar sola en ese momento.

Ausencias sin aviso

El spa tiene un ritmo: los sábados a tope y las mañanas de martes casi vacías. Esas horas tranquilas son justo las que no puedes darte el lujo de perder. Pero es cuando más cae la clienta que reservó y no llegó, sin una llamada, sin un mensaje. La cabina queda lista, el aceite tibio, la terapeuta esperando de brazos cruzados. Esa hora no se recupera y ese sueldo igual lo pagas. Sin un recordatorio que confirme la noche antes, cada ausencia en hora floja te deja pagando una terapeuta ociosa mientras la clienta ni se acuerda de que tenía cita.

Cómo lo implementas

En este ejemplo, Zen Spa & Wellness queda en Piantini, Santo Domingo. Carla coordina tres cabinas y dos terapeutas, con clientas que llegan desde Instagram. Configura Agenda360 en unos 10 minutos, guiado paso a paso, para que puedan reservar por enlace fuera de horario. El ejemplo usa el plan Pro para mostrar los avisos de 24 h y 2 h. Recepción coordina las cabinas por separado.

Carga los servicios con duración y precio en RD$

Carla crea su menú: masaje relajante 60 min RD$2,500, masaje de piedras calientes 90 min RD$3,800, limpieza facial profunda 75 min RD$2,200 y envoltorio corporal 90 min RD$3,500. Cada servicio guarda su tiempo exacto para que, al reservarse, bloquee ese rato completo en el calendario de la terapeuta y no se encime con la cita siguiente.

Registra las terapeutas y qué hace cada una

Da de alta a Yokaira y a Ndeye, cada una con su propio calendario y sus horas. A Yokaira le asigna los masajes de piedras y los faciales; a Ndeye, los masajes relajantes y los envoltorios. Así, cuando alguien reserva piedras calientes, el enlace solo ofrece los horarios en que Yokaira está libre, no los de cualquiera.

Coordina las cabinas antes de confirmar el servicio

Recepción revisa qué cabina está libre y coordina su uso con la terapeuta antes de atender. Agenda360 reserva un calendario por cita; no comprueba ni bloquea a la vez la disponibilidad de una terapeuta y una cabina. El control del espacio lo lleva el equipo por separado.

Activa avisos por WhatsApp, Telegram y Email

Activa las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp, Telegram y Email, con el nombre del spa en el texto. Los de WhatsApp salen actualmente desde el número de Agenda360; no necesita conectar un número propio. La clienta que antes escribía a las once de la noche ahora abre el enlace, escoge su masaje y recibe la confirmación al instante, sin que Carla toque el teléfono.

Agrega preguntas de admisión antes del servicio

Añade preguntas al formulario de reserva: ¿tienes alguna lesión o condición de piel? ¿estás embarazada? ¿prefieres presión suave, media o fuerte? Las respuestas le llegan a la terapeuta antes de la sesión, así prepara el aceite y la técnica correcta sin interrogar a la clienta en la camilla.

Programa los avisos por WhatsApp, Telegram y Email según el plan

Carla programa los avisos por WhatsApp, Telegram o Email según el canal de la clienta y el plan: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h. La clienta puede confirmar o reprogramar desde el aviso, lo que ayuda a reducir olvidos.

Publica el enlace de reservas en Instagram y Google

Pone el enlace en la bio de Instagram, en el perfil de Google del spa y en la respuesta automática de WhatsApp, y lo comparte por Telegram y Email. Ahora la clienta reserva a cualquier hora desde donde ya está mirando, y Carla amanece con la agenda armada en vez de con un montón de DM por contestar.

7:00 AM. Carla revisa las citas reservadas durante la noche por el enlace. 8:30 AM. Yokaira abre su calendario y lee que la clienta de las 9:00 tiene piel sensible. 9:00 AM. Recepción revisa la cabina y la clienta pasa a su facial. 10:00 AM. Una clienta confirma su cita de la tarde desde el aviso. 11:15 AM. Otra clienta reprograma su masaje del jueves desde el enlace. 1:00 PM. Ndeye revisa el descanso en su calendario y recepción coordina el uso de las cabinas por separado. 3:00 PM. Entra una reserva para el fin de semana. 5:30 PM. Sale el aviso de 24 h de una cita de mañana a las 5:30 PM; la clienta reprograma y libera el horario. 8:00 PM. Carla revisa las citas de mañana y recepción prepara la distribución de cabinas: la reserva no bloquea persona y espacio juntos.

Beneficios

Bienvenida sin fila: registro de llegada con QR

Con el registro de llegada con QR (planes Pro y Business), cada reserva llega con su código QR y un enlace de llegada. La clienta toca el enlace al entrar o muestra el QR en recepción, y su terapeuta ve al instante que ya llegó — sin interrumpir la sesión en curso para preguntar. La experiencia empieza tranquila desde la puerta, y quien nunca apareció queda registrado como ausencia sin que nadie lo anote a mano.

Calendarios separados para tus terapeutas

Cada terapeuta lleva su propio calendario y sus citas ocupan la duración del servicio. Recepción revisa las cabinas por separado: Agenda360 no reserva terapeuta y cabina juntos ni valida ambas disponibilidades en una sola cita. La agenda ayuda a ordenar el trabajo sin sustituir esa coordinación.

Menos llamadas de confirmación

Los avisos por WhatsApp, Telegram o Email ayudan a reducir llamadas: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h. La clienta decide si confirma o reprograma; el sistema no lo hace por ella. Tu recepcionista puede dedicar más tiempo a quien está en recepción.

Reservas mientras duermes

El enlace vive abierto en tu bio de Instagram y en Google. La clienta que decide a las once de la noche que quiere un masaje reserva ahí mismo, sin esperar a que alguien conteste al otro día. Esa reserva que antes se iba a otro spa por falta de respuesta ahora amanece en tu agenda.

Terapeutas siempre preparadas

Las preguntas de admisión sobre lesiones, embarazo o presión preferida le llegan a la terapeuta antes de que la clienta se acueste en la camilla. Prepara el aceite y la técnica correcta de una vez, cuida el ambiente relajado y evita el interrogatorio incómodo justo cuando la clienta viene a desconectarse.

Configuración guiada en unos 10 minutos

Configuras tu menú, tus terapeutas y los avisos por WhatsApp, Telegram y Email en unos 10 minutos, guiado paso a paso. Puedes empezar con el plan gratis, sin comprar equipos ni instalar programas. El equipo coordina las cabinas por separado y puedes subir de plan cuando lo necesites.

Preguntas frecuentes

¿Puedo controlar que la cabina no se agende dos veces a la misma hora?

Agenda360 no controla terapeuta y cabina juntos en una sola reserva. Cada cita ocupa un calendario, así que recepción debe revisar y coordinar la cabina por separado antes de atender. No hay una validación automática de los dos recursos a la vez.

¿Agenda360 lleva el saldo de sesiones de un paquete o una tarjeta de regalo?

No lleva un saldo automático que descuente sesiones. Lo que sí puedes hacer es agendar cada sesión del paquete como una cita normal en el calendario y usar las notas de la clienta para anotar cuántas van y cuántas quedan. El control del saldo lo llevas tú desde el panel; la agenda organiza y recuerda cada cita, pero no descuenta sesiones sola.

¿Qué pasa si llega una clienta sin cita?

La agregas a la agenda desde tu teléfono en un horario libre de la terapeuta y recepción revisa la cabina por separado. Al quedar registrada, la cita ocupa ese calendario. No bloquea al mismo tiempo una segunda agenda para la cabina.

¿Cómo salen los recordatorios por WhatsApp, Telegram y Email?

Los recordatorios por WhatsApp, Telegram y Email incluyen el nombre de tu spa en el texto. Los de WhatsApp salen actualmente desde el número de Agenda360; no necesitas conectar el número del spa. Si la clienta prefiere Telegram o Email, recibe los avisos por ese canal. Los intervalos dependen del plan: Gratis incluye 24 h; Pro, 24 h y 2 h; Business, 24 h y 2 h. La clienta puede confirmar o reprogramar desde el aviso.

¿Cuánto cuesta y cómo se paga?

Hay un plan gratis para empezar con tu agenda, tus servicios y los recordatorios por WhatsApp, Telegram o Email. Los planes de pago se cobran en dólares a través de una pasarela de pago segura y desbloquean cosas como más personal, reportes o varias sucursales si tienes más de un local. Puedes montar el spa sin tarjeta y subir cuando lo necesites.